Czy wiesz, co to jest multitasking? Multitasking to próba pracy nad wieloma rzeczami jednocześnie. Możesz na przykład pisać artykuł, odpisywać na maila i SMS-a oraz rozmawiać z synem w tym samym czasie. Jednak multitasking to mit. Tak naprawdę wciąż pracujemy nad jedną rzeczą, bo nasz mózg szybko przełącza się z jednego zadania na drugie.

Nasza efektywność osobista niestety spada w tym trybie pracy, ponieważ mózg przełączając się z jednego zadania na drugie, może wejść na wyższy poziom stresu, a to z kolei przeciąży jego zdolności poznawcze i osłabi jego czas reakcji. W rezultacie będziemy mniej produktywni, niż nam się wydaje.

Multitasking a efektywność osobista w biznesie

Często właściciele małych i średnich przedsiębiorstw są narażeni na ciągłą pracę nad wieloma rzeczami jednocześnie. Oczywiście na początku swojej drogi nowi przedsiębiorcy będą musieli wykonywać zadania, które normalnie wykonywałby specjalista/pracownik.

Podobnie jest, gdy nasi pracownicy mają na swoich listach do wykonania różnorodne zadania, a w międzyczasie pracują też, odbierając telefony i odpisując na wiadomości mailowe. Zła wiadomość jest taka, że praca w takim systemie jest nieefektywna, a dobra, że jest na to sposób.

Jak zwiększyć swoją wydajność i zaoszczędzić czas dzięki porzuceniu multitaskingu?

1. Skup się na jednym zadaniu

Przed rozpoczęciem pracy albo na koniec dnia przygotuj sobie listę rzeczy do zrobienia na następny dzień. Dzięki temu będziesz mógł pracować z tą listą i skupisz się na jednym zadaniu na raz. Jeśli zadanie wymaga większego wkładu pracy, możesz podzielić go na mniejsze i zrobić sobie przerwy, ale postanów, że gdy siadasz do tego zadania, to nic innego Cię nie interesuje.

2. Pozbądź się rozpraszaczy

Gdy pracujesz nad jakimś zadaniem, wycisz powiadomienia w telefonie i zamknij swoją skrzynkę mailową, zamknij drzwi do biura, posprzątaj biurko z papierów, które mogą Cię rozpraszać i wyłącz Facebooka. Jeśli pracujesz z domu, możesz uprzedzić domowników, że przez godzinę musisz się skupić na danym projekcie.

Czasami jednak trudno jest się skoncentrować na wykonywanym zadaniu, bo nasz mózg wciąż jest w trybie multitaskingu i wymyśla rzeczy, które trzeba zrobić natychmiast. Najlepszym sposobem na uciszenie tego głosu w naszej głowie jest zapisanie sobie wszystkich myśli, gdy tylko się pojawią. Takie zanotowanie ważnych informacji sprawi, że mózg się uspokoi i skieruje swoją energię na dane zadanie.

3. Podziel powiązane zadania na grupy i wykonuj je w klastrach

Największymi rozpraszaczami są zadania, które zajmują tylko chwilkę, jak np. odpowiadanie na maile, pisanie komentarzy na mediach społecznościowych czy odpowiadanie na wiadomości prywatne. Aby uniknąć ciągłego rozpraszania, ustal sobie czas, kiedy będziesz wykonywał telefony i wysyłał maile i rób to tylko w tym czasie. Dzięki temu te króciutkie przecież zadania nie będą przerywały Twojej pracy nad większym projektem, a i tak będą zrobione, tylko w późniejszym czasie.

4. Trenuj mindfulness, czyli uważność

Znajdź czas w ciągu dnia na to, aby koncentrować uwagę na wewnętrznych i zewnętrznych bodźcach występujących w danej chwili. Nawet dwie minuty dziennie takiego skupiania uwagi na swoich myślach i świecie wokoło pozwoli Ci okiełznać swój umysł, przez co łatwiej będzie Ci się skupić na poszczególnych zadaniach.

5. Bądź asertywny w swoich wyborach projektów

Nie każdy projekt będzie dobrze wpływał na Twój rozwój czy na karierę, dlatego warto czasami powiedzieć NIE. A nawet jeśli jest to projekt, którego chcesz się podjąć, możesz wyznaczyć własny termin jego wykonania, jeśli w danej chwili jesteś zajęty innymi rzeczami. To właśnie asertywność sprawi, że bez wyrzutów sumienia skoncentrujesz się na wykonywanym zadaniu, zamiast rozmyślać, jak pracować nad dwoma rzeczami jednocześnie.

Naucz się asertywności oraz jak mówić, żeby Cię słuchano. Efektywna komunikacja to klucz do sukcesu.

Dzięki tym pięciu krokom nie tylko Twoja efektywność osobista wzrośnie, ale i praca zespołu stanie się bardziej wydajna. Skupienie energii na jednej rzeczy zamiast na kilku pozytywnie wpłynie na pracę w zespole i na jakość wykonanych zadań.