Zdarza ci się czasem, że chcesz przekazać w pracy coś ważnego, ale masz wrażenie, że nikt cię nie słucha? Nie jesteś sam. Sztuka efektywnej komunikacji to zestaw umiejętności, których można się nauczyć, aby przekazywać informacje w odpowiedni sposób.
Czym jest efektywna komunikacja?
Jest to proces, podczas którego przekazujemy odbiorcy informację w taki sposób, żeby została zrozumiana jak najlepiej. Samo wypowiedzenie treści wiadomości nie wystarczy, trzeba to jeszcze zrobić w taki sposób, aby nasz rozmówca w pełni zrozumiał to, co chcemy przekazać.
Efektywna komunikacja to:
- Jasna wiadomość – informacja musi być przekazana w prosty i łatwy do zrozumienia sposób. Nie owijaj w bawełnę!
- Poprawna wiadomość – informacja nie powinna zawierać błędów i nie powinna być fałszywa.
- Pełna wiadomość – informacja powinna być pełna. To szczególnie ważne przy podejmowaniu decyzji. Jeśli przekażemy tylko część informacji, ktoś może podjąć złą decyzję.
- Zwięzła wiadomość – informację należy przekazać w taki sposób, aby pole do interpretacji było wąskie. Jeśli zbyt mocno rozwiniesz swoją wiadomość, ktoś może źle zinterpretować twoje słowa.
- Prawdomówność – osoba mówiąca, jak i odbiorca muszą ufać sobie na tyle, żeby przekazać i odebrać wiadomość w odpowiedni sposób.
- Dostosowanie do rozmówcy – trzeba dostosować swoją wiadomość do rozmówcy. Jeśli jesteś lekarzem, inaczej będziesz rozmawiać z pacjentem, a inaczej z kolegą po fachu.
Umiejętności potrzebne do efektywnej komunikacji:
Przekazywanie informacji i komunikacja są niezbędne w życiu i biznesie, dlatego warto wiedzieć, jakie umiejętności przydadzą się nam, aby robić to efektywnie.
- Obserwacja – obserwuj, co się wokół ciebie dzieje i dostosowuj treść wiadomości do sytuacji.
- Klarowność – niektórzy z nas potrafią pięknie mówić i pisać. Tworzą w ten sposób niesamowite obrazy świata, ale jeśli w ten sam rozległy i zawiły sposób komunikowaliby się ze współpracownikami, nie wszystkie informacje zostałyby poprawnie zrozumiane. Skup się na klarowności swojej wypowiedzi i na tym, żeby była łatwa w zrozumieniu.
- Aktywne słuchanie – nie tylko słuchaj, żeby odpowiedzieć, ale i słuchaj, żeby zrozumieć.
- Inteligencja emocjonalna – musisz wiedzieć, jak twoje wypowiedzi zachowanie może wpływać na innych.
- Wiara w siebie – jeśli będziesz mówić niepewnym głosem, nikt nie zwróci uwagi na to, co chcesz przekazać.
- Szacunek – przekazuj informacje z szacunkiem do drugiej osoby.
- Komunikacja niewerbalna – pamiętaj, aby twoje słowa były spójne z mową ciała.
- Wybór odpowiedniego przekazu – nie zawsze e-mail będzie odpowiednią formą komunikacji, tak i nie zawsze odezwanie się podczas spotkania firmowego będzie dobre w danym czasie. Dostosuj swoją komunikację do czasu i miejsca.
- Daj feedback – nie kończ rozmowy bez uprzedniego potwierdzenia, że zrozumiałeś swojego rozmówcę.
Czym jest efektywna komunikacja w biznesie?
Jest to asertywne przekazywanie sobie informacji pracowników na różnych stanowiskach w firmie. W takiej komunikacji to właśnie między szczeblowe rozmowy najczęściej znikają z radaru, aby później wrócić do szefa ze zdwojoną siłą. Efektywna komunikacja w firmie to:
- Zarządzanie pracownikami – efektywna komunikacja między managerami a pracownikami, dzięki czemu pracownicy są bardziej zmotywowani i zdyscyplinowani.
- Budowanie zespołu – efektywne przekazywanie informacji dobrze wpływa na morale w zespole.
- Rozwój organizacji – dzięki konkretnym i prawdziwym informacjom, właściciel jest w stanie podjąć lepsze decyzje. Co więcej, pomaga to w rozwiązywaniu problemów
- Budowanie silnych relacji – dobra komunikacja upraszcza budowanie relacji w firmie. To dlatego, że ludzie nie wpadają w pułapkę „ciekawe, co oni sobie myślą?”.
- Wzmacnianie zaufania – pracownicy ufają szefowi, szef ufa pracownikom.
- Pozwala na innowację – gdy komunikacja jest efektywna, szefowie słuchają swoich pracowników, co świetnie wpływa na rozwój innowacji w firmie.
- Zmniejsza nieporozumienia – im prostsza wiadomość, tym mniejsze szanse na nieporozumienia.
Droga do efektywnej komunikacji
Dla większości z nas droga do efektywnej komunikacji będzie trwała przez całe życie, ale z roku na rok i z miesiąca na miesiąc staniemy się coraz lepsi. W życiu pojawiają się często nowe sytuacje, na które nie jesteśmy przygotowani i pomimo wieloletniego treningu nie uda nam się przekazać informacji na tyle efektywnie, żeby uniknąć nieporozumienia.
Nawet eksperci w dziedzinie komunikacji popełniają błędy. Mimo to warto pracować nad naszymi umiejętnościami i każdego dnia ćwiczyć efektywną komunikację. Praca ta na pewno nie pójdzie na marne – a nasze rozmowy w pracy czy z najbliższymi się poprawią.
